O que faz um auxiliar administrativo? Confira! | Blog Estácio

Ao pesquisar vagas de emprego, você já deve ter se deparado com oportunidades no setor de administração, certo? Profissionais para essas funções estão crescentemente requisitados, e os processos seletivos mais rígidos e concorridos. Entender o que faz um auxiliar administrativo é o primeiro passo para saber se esse trabalho é adequado ao seu perfil e se essa é a melhor escolha de carreira.

Tais profissionais contribuem para o bom funcionamento de toda a instituição, além de desenvolver tarefas específicas para cada setor em que se insere. Se você planeja se candidatar a vagas como essas, continue a leitura e confira qual é o trabalho de um auxiliar administrativo e as habilidades mais requisitadas.

Como se tornar um auxiliar administrativo?

Para se tornar um auxiliar administrativo é possível optar por dois caminhos de formação: o curso técnico ou tecnológico. Confira, a seguir, quais são as principais características de cada um deles.

Curso técnico

Para frequentar o curso técnico é necessário concluir o Ensino Médio, sendo esse o único pré-requisito. Sua duração é de cerca de 1 ano e conta com uma carga horária entre 50 e 160 horas. Os temas comuns à formação abordam logística de correspondências e documentação, noções de informática, técnicas de organização e arquivo, entre outros assuntos relacionados às atividades diárias.

Curso tecnológico

Esse curso oferece diploma de nível superior e sua duração é de 2 anos. A carga horária é de, pelo menos, 1600 horas, mas pode chegar até 2400 horas de formação. Os conteúdos compreendem diversas áreas de conhecimento, passando por matérias como Finanças, Logística, Comunicação Empresarial e Recursos Humanos.

Quais são as áreas de atuação desse profissional?

Indivíduos que buscam trabalho administrativo podem ser direcionados para diversos setores da empresa. As áreas mais comuns incluem: Compras, Recursos Humanos, Estoques, Tributário e Fiscal, Contábil, Financeiro e de Marketing. Apesar desses profissionais atuarem em escritórios, você também pode encontrar vagas em indústrias, hotéis e shoppings.

O que faz um auxiliar administrativo em suas tarefas diárias?

As funções desse profissional podem ser bem variadas no dia a dia de um negócio, logo, é importante estar bem preparado para exercer essa profissão. Abaixo, listamos o que faz um auxiliar administrativo no cotidiano. Olha só!

Auxílio no controle financeiro

Entre as funções de um auxiliar administrativo está o suporte e controle financeiro da empresa. O profissional pode ajudar no controle de entrada e saída de dinheiro, realizar alguns pagamentos, efetuar o arquivo dos comprovantes, entre outras tarefas que envolvem o financeiro da instituição.

Como pode estar em contato com um profissional administrador de empresas nessa atividade, será uma boa oportunidade de conhecer mais da profissão e se desenvolver em uma área que proporciona bons ganhos salariais.

Estruturação e organização de arquivos e documentos

Fazer a gestão documental também é parte do trabalho de um auxiliar administrativo. Ele é responsável por coletar e guardar documentos, garantir a boa conservação, além de disponibilizá-los a quem procura.

Uma alternativa para desenvolver essa atividade de maneira prática é apostar em arquivos digitais. Esses meios ajudam a manter os documentos em bom estado e facilitam quando é necessário realizar uma busca por algum papel em específico.

Preenchimentos de planilhas e formulários

Ao elaborar planilhas, relatórios e formulários, o auxiliar administrativo está ajudando gerentes, profissionais administradores de empresas e analistas a melhorem sua tomada de decisão, o que faz desta uma das importantes funções de um auxiliar administrativo.

Logo, é importante saber trabalhar com as famosas planilhas eletrônicas para desenvolver essa função. Procure sempre se desenvolver e conhecer boas formas de manipular essas ferramentas para exercer o trabalho com maestria.

Atendimento de clientes e fornecedores

Em muitas empresas, o auxiliar administrativo pode ser designado para trabalhar no atendimento de clientes e fornecedores. Assim, é possível que, ao desempenhar essa profissão, você tenha contato não apenas com consumidores, mas também com outras empresas que fornecem insumos para seu contratante.

Uma boa dica para ajudar nessa etapa é desenvolver uma boa comunicação. Por meio de cursos de oratória e muito treino, você pode mandar bem e ganhar destaque desenvolvendo essa função.

Elaboração de agendas

Essa tarefa é útil para organizar a agenda dos diversos departamentos, do gerente da empresa, do administrador de empresas e de todos os envolvidos no cotidiano de uma organização.

Nessa atividade, o auxiliar administrativo fica responsável por analisar a disponibilidade dos indivíduos, fazer o cruzamento de datas e registrar na agenda todos os compromissos, evitando que ocorra conflito de horários.

Redação de comunicados

Essa função é importante para garantir clareza nas informações que percorrem a empresa, além de assegurar o bom funcionamento do negócio. Desse modo, os auxiliares administrativos devem escrever os comunicados com o tom de linguagem adequado e nos padrões definidos pela organização para isso.

Quais são as habilidades importantes nesta profissão?

Para ter sucesso em qualquer carreira em administração é importante aliar habilidades técnicas e comportamentais. Por isso, confira as mais importantes para conquistar cargos como auxiliar administrativo.

Comunicação

Comunicar-se bem é fundamental para realizar uma boa gestão de documentos, correspondências e tarefas. Por meio de uma comunicação clara e amigável é possível dar mais fluidez para as atividades cotidianas e tornar o clima organizacional melhor. Além disso, uma boa comunicação evita conflitos, confusões na equipe, perda de prazos e ainda melhora a produtividade.

Proatividade

Boa parte das atividades administrativas se resumem às necessidades diárias e estão sempre mudando. Desse modo, um comportamento proativo permite que você tome frente das tarefas que precisam ser realizadas e se torne um profissional mais versátil e colaborativo na empresa.

Conhecimentos técnicos variados

Contar com habilidades sociais é importante para melhorar o seu relacionamento com toda a equipe, mas é necessário ter alguns conhecimentos técnicos a fim de ampliar ainda mais sua contribuição. Noções sobre informática, pacote Office, softwares de gestão e plataformas online são bem-vindas e contribuem para um bom desempenho diário.

Estudo contínuo

Uma das melhores formas de sinalizar empenho e competência é por meio do estudo contínuo. Profissionais que buscam atualização de conhecimentos e ampliação de habilidades são os mais requisitados para cargos de comando e tendem a conseguir uma trajetória bem-sucedida em qualquer empresa.

Viu como é importante dedicar um tempo para a sua formação? Agora que você sabe o que faz um auxiliar administrativo, é hora de pensar se esse tipo de trabalho se adapta ao seu perfil. Independentemente da sua escolha, buscar meios de se qualificar é o primeiro passo para conquistar uma profissão de sucesso. Logo, não perca mais tempo e invista em uma formação de qualidade a fim de ampliar seus conhecimentos e fazer sua carreira decolar.

Sabia que você pode se tornar especialista sem sair de casa? Então, confira quais são os nossos cursos de MBA Digital e comece agora mesmo!